El éxito de una reunión de trabajo depende de varios factores, algunos los podemos controlar y otros no. Es importante estar preparados para las reuniones, planificarlas con tiempo y tener en cuenta una serie de recomendaciones.
Ya sean reuniones presenciales como virtuales, hay algunos tips que son comunes y que ayudarán a que una reunión sea más efectiva.
AGENDAR LA REUNIÓN. Avisar a los participantes del día y la hora de la reunión con tiempo suficiente -una semana es ideal. Así todo el mundo puede organizarse para asistir y preparar su intervención, si es preciso.
ESTABLECER EL ORDEN DEL DÍA. Elaborar una lista con los temas a tratar y las decisiones a tomar es fundamental. Es importante ceñirse al orden del día y marcar unos objetivos, e incluso el tiempo a dedicar a cada punto.
MARCAR LA HORA DE INICIO Y DE FINAL. Tener claro el horario de la reunión y pactar la duración ayuda a que la reunión sea más efectiva y a ir al grano con los temas importantes. Las reuniones, como más cortas, mejor. No deben durar más de 1h y media.
Las reuniones virtuales
Pero si nos centramos en las videoreuniones, que son las que hoy en día son mayoritarias debido al teletrabajo, hay algunos aspectos que se convierten en fundamentales.
EL ESPACIO SIGUE SIENDO IMPORTANTE. Aunque estemos físicamente solos en la reunión, es importante disponer de un buen espacio para participar en ella. Una sala bien iluminada y sin ruidos exteriores ni ecos facilitará la comunicación con el resto de participantes.
UNA BUENA CONNEXIÓN A INTERNET. Este es el punto más importante si hablamos de las videoreuniones. Disponer de un buen equipo y una buena conexión a Internet, a poder ser simétrica, agilizará el diálogo con los demás. Una mala señal, con cortes de video o de audio, la mala calidad de la imagen o del sonido… harán que la reunión pierda ritmo, los participantes se distraigan o se desmotiven, y el encuentro se alargue eternamente…
PROGRAMAS PARA COMPARTIR ARCHIVOS Y PRESENTACIONES. Contar con este tipo de software en nuestros equipos es importante para hacer llegar información y material al resto de participantes con rapidez y total seguridad.
En nuestro centro de negocios contamos con todos los elementos que acabamos de mencionar para garantizar que las videoreuniones sean un éxito. Es importante mostrar una imagen profesional ya sea con clientes o posibles clientes, proveedores o compañeros de trabajo y por esto se deben tener en cuenta todas estas recomendaciones.
Hacer una videoreunión en casa o en una cafetería puede ser muy cómodo pero no se dispone de la infraestructura necesaria ni se conseguirán los mismos resultados. Las interrupciones pueden ser constantes, los ruidos de fondo incontrolables, las distracciones innumerables… todos estos elementos, por separado o combinados, tienen el mismo resultado: el fracaso de la reunión.
No permitas que esto te pase. En SC TRADE CENTER te podemos ayudar.
